Changer de logiciel sans perdre son historique

Le frein au changement n’est presque jamais le prix : c’est la peur de repartir de zéro. En pratique, il y a beaucoup moins à reprendre qu’on ne le croit.

Un garage qui tient ses fiches sur un classeur, un tableur et un ancien logiciel sait qu’il devrait changer. Ce qui le retient est toujours la même phrase : « je vais perdre dix ans d’historique ». C’est une crainte légitime, et une réponse existe — elle consiste surtout à trier.

Ce qu’il faut reprendre

Trois choses seulement méritent d’être saisies dans le nouvel outil dès le départ, parce qu’elles servent tous les jours.

• Les fiches clients : identité, coordonnées, et la distinction particulier ou professionnel avec le SIRET pour ces derniers.
• Les véhicules, rattachés à leur client : immatriculation surtout, le reste se remplit tout seul si l’outil interroge le fichier des immatriculations.
• Le catalogue : vos prestations, vos forfaits et vos tarifs, avec le temps barème associé. C’est ce qui rend le premier devis rapide au lieu d’être pénible.

Ces trois listes s’exportent en général de l’ancien système en CSV, et s’importent en quelques minutes. Si l’export n’est pas possible, la saisie des clients actifs — pas de tous les clients, seulement ceux qui sont revenus dans les deux dernières années — représente une soirée de travail.

Ce qu’il ne faut pas reprendre

L’intégralité des factures et des ordres de réparation passés. C’est ce que tout le monde veut faire, et c’est presque toujours une erreur : le volume est énorme, la saisie est fastidieuse, et le bénéfice réel est faible.

Votre obligation légale est de conserver ces documents, pas de les avoir dans le nouvel outil. Un export PDF de l’ancien système, ou l’ancien logiciel gardé en lecture seule, satisfait pleinement cette obligation. Les pièces comptables se conservent dix ans.

Le piège de la numérotation

C’est le point technique qui pose réellement problème, et celui auquel personne ne pense avant de basculer. Vos factures doivent suivre une séquence chronologique continue, sans trou ni doublon. Or vous démarrez un nouvel outil au milieu d’une année déjà entamée.

La bonne pratique est de reprendre la séquence là où l’ancien système l’a laissée. Si votre dernière facture portait le numéro 2026-0184, la première du nouvel outil doit être 2026-0185. Un logiciel qui ne permet pas de fixer ce point de départ vous oblige à repartir à 1, ce qui crée deux séries pour une même année — le genre d’anomalie qu’un contrôle relève immédiatement.

Autre subtilité, si vous ressaisissez d’anciennes factures : les numéros sont attribués dans l’ordre de saisie, pas dans l’ordre des dates. Une facture de mars ressaisie en septembre portera un numéro de septembre. Ce n’est pas bloquant, mais c’est à signaler à votre comptable pour qu’il ne s’en étonne pas.

Quand basculer

Le premier jour d’un mois, idéalement le premier jour d’un exercice. Cela évite d’avoir deux sources pour une même période au moment du bilan, et rend la comparaison des chiffres possible d’un mois sur l’autre.

Évitez en revanche la double saisie « pour être sûr ». Tenir deux outils en parallèle pendant trois mois donne l’impression de sécuriser la bascule ; en réalité, cela double la charge, produit des écarts entre les deux systèmes, et retarde le moment où l’équipe adopte réellement le nouvel outil.

La période où il faut être indulgent

Comptez deux à trois semaines avant que les gestes deviennent naturels, et attendez-vous à ce que les premiers devis prennent plus de temps qu’avant. C’est normal : le catalogue se construit à l’usage, et chaque prestation ajoutée la première fois est un gain toutes les suivantes.

Motorix prévoit cette période : une fenêtre de reprise permet de corriger la date et le numéro des documents ressaisis, y compris ceux déjà réglés, qui sont normalement figés. Elle se referme d’elle-même à la date que vous fixez, pour qu’un outil de reprise ne devienne pas une porte ouverte en permanence sur des factures qui ne doivent plus bouger.